Кадровое делопроизводство - документы по полочкам!

Кадровое делопроизводство – это комплекс методов и процессов работы с кадровыми документами, осуществляемых предприятием при выполнении своих функций.

Ведение кадрового делопроизводства предусматривает оформление многочисленного количества документов (приказов о приеме на работу, об увольнении, о переводе, графиков отпусков, штатного расписания и т.д.).

Необходимость ведения кадрового делопроизводства, во-первых, связана с задачей содействия государственному пенсионному страхованию, с вопросами налоговой дисциплины; во-вторых, соблюдение законности в работе с персоналом, оформление кадровых документов, предоставление государственных гарантий являются предметом пристального внимания федеральных органов исполнительной власти и надзорно-контрольных организаций.

Обязательное ведение кадровой документации в организациях любых форм собственности и всех способов финансирования установлено общегосударственными законодательными и нормативными актами. Ведение кадрового делопроизводства является обязанностью работодателей.

Плохо поставленная работа по учету кадров неминуемо отражается на деятельности всего предприятия. В результате кадровых ошибок затрудняется принятие правильных решений, дезорганизуется работа подразделений, снижается эффективность работы организации в целом.

Также нарушение установленного порядка ведения кадровой документации и ошибки в кадровых документах могут привести к финансовым потерям: погрешностям в оплате труда и больничных листов работников, сокращению размера устанавливаемых работникам трудовых пенсий.

Зачастую итогом таких нарушений становятся трудовые споры и судебные слушания. При разрешении трудовых споров суд, по сложившейся практике, требует от работодателя подтверждения его правоты и опровержения заявлений работника. И нередко ошибки, допускаемые при создании кадровых документов, неверное оформление, приводят работодателей к печальному, закономерному финалу. Наличие необходимых и надлежащим образом оформленных документов поможет избежать упомянутых ошибок, проблем и их последствий.

Какие документы в первую очередь может потребовать официальное лицо, прибывшее с проверкой?

1. Учредительные документы (устав, учредительный договор, свидетельство о регистрации).

2. Весь массив кадровой документации, прежде всего, локальные нормативные акты, о которых прямо говорится в Трудовом кодексе:

• трудовые договоры с работниками (ст. 67 ТК РФ);
• штатное расписание (ст. 57 ТК РФ);
• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
• график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
• документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
• трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ);
• договоры о полной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ).

3. Также в главе 14 ТК РФ упоминается два документа: Положение о защите персональных данных работников (утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации) и Обязательство о неразглашении персональных данных работников (подписывается теми, кто имеет доступ к таким данным).

4. Предусмотренные Трудовым кодексом РФ и обязательные с учетом специфики организации документы (локальные нормативные акты, которые должны разрабатываться в отдельных организациях с учетом специфики их условий труда, режима работы и систем оплаты труда):

• Положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
• Положение о стимулирующих выплатах (премировании, надбавках, доплатах и т.д. ст.144 ТК РФ);
• График сменности (ст. 103 ТК РФ);
• Нормы труда (ст.162 ТК РФ) и т.д.

5. Не предусмотренные ТК РФ и предназначенные для управления персоналом и кадровым делопроизводством документы: Положение о персонале, Положения о структурных подразделениях, Должностные инструкции работников организации, Положение о повышении квалификации, Положение об аттестации работников и др.

6. Документы по кадровым функциям (документация по личному составу): основания к приказам и приказы по личному составу, первичные учетные документы.

Разделы / Оформление персонала